Uprzejmie informujemy, iż zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej, każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, który prowadzi księgi podatkowe zobligowany jest do przechowywania dokumentów do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Typy dokumentów, które muszą być archiwizowane to przede wszystkim:
- Księga przychodów i rozchodów,
- Zestawienie obrotów i sald (dot. pełnej księgowości),
- Ewidencja przychodów (dot. podatników rozliczających się ryczałem),
- Rejestry VAT sprzedaży i zakupów (dot. czynnych podatników podatku VAT),
- Dowody księgowe (faktury, korekty, dowody wewnętrzne, noty księgowe i korygujące, polecenia księgowania, itp.),
- Ewidencję środków trwałych, (przy dokumentach dotyczących środków trwałych okres 5 letni liczymy dopiero od momentu likwidacji go i sporządzenia dokumentu LT)
- Remanenty (jeżeli podatnik zobligowany jest do ich przeprowadzania),
- Kilometrówki (jw).
Wymienione wyżej dokumenty podatnik zobowiązany jest przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się wraz z upływem 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego) w którym upłynął termin płatności podatku.
Mając powyższe na uwadze w 2024 roku mogą Państwo zniszczyć ww. dokumenty za 2017 rok i wstecz.
Oprócz dokumentów księgowych przedsiębiorcy zobligowani są do przechowywania dokumentów Zus-owskich oraz kadrowych (jeżeli ktoś ma zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców).
Kopie deklaracji rozliczeniowych ZUS, imiennych raportów miesięcznych oraz ewentualnych dokumentów korygujących wcześniej wymienione dokumenty, płatnik składek (czyli przedsiębiorca) musi przechowywać przez:
- okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS (w formie papierowej lub elektronicznej – dot. dokumentów przekazywanych do ZUS począwszy od 01.01.2012 roku),
- okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS (w formie papierowej lub elektronicznej – dot. dokumentów przekazywanych do ZUS do 31.12.20211 roku).
Dokumenty kadrowe zarówno listy płac, karty wynagrodzeń, inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury i renty, a także akta osobowe zgodnie z przepisami przedsiębiorcy zobligowani są archiwizować przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
W przypadku pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.
Z wyrazami szacunku Zespół biura Usług ksiegowych Essentia Sp. z o.o.