Jak co roku na początku grudnia, gdy Święta Bożego Narodzenia zbliżają się już wielkimi krokami, chcielibyśmy przypomnieć Państwu jakie są zasady podatkowe dotyczące prezentów przekazywanych kontrahentom i pracownikom.
Jak to w polskim prawie podatkowym bywa nie jest to zagadnienie łatwe i aby ująć w koszty wydatek poniesiony na prezenty trzeba spełnić pewne warunki.
Prezenty dla kontrahentów aby określić czy i co można ująć w koszty w związku z prezentami, trzeba w pierwszej kolejności przypomnieć, iż w polskim prawie podatkowym mamy dwa istotne pojęcia:
- Koszty związane z reprezentacją,
- Koszty związane z reklamą.
Wydatki, które związane są z reprezentacją zgodnie z przepisami nie mogą w ogóle stanowić kosztów uzyskania przychodów. Za wydatki takie uznaje się nakłady jakie przedsiębiorca ponosi w celu kształtowania i utrwalania korzystanego wizerunku swojej firmy. Mamy tutaj na myśli m.in. kontakty oficjalne z innymi podmiotami gospodarczymi, które są okazałe, wystawne i wyróżniają się na tle innych.
Wydatki, które związane są z reklamą to natomiast działania, które mają na cele rozpowszechnianie informacji o danej firmie oraz o jej oferowanych towarach czy usługach. Celem reklamy jest zatem dążenie do większej rozpoznawalności firmy na rynku.
Jak zatem rozpoznać, czy mamy do czynienia z reprezentacją czy reklamą? O tym w głównej mierze decyduje wartość.
Dla przykładu kartki świąteczne z logo firmy czy długopisy z takim logo (których wartość jest niska), które wysyłamy do wszystkich naszych kontrahentów traktować będziemy jako reklamę. Prezenty o wyżej wartości natomiast, takie jak np. perfumy, skórzany portfel, kosze okolicznościowe z dobrymi alkoholami stanowić będą zawsze reprezentację.
Wartość upominków czy prezentów (traktowanych jako reklama), które przekazujemy kontrahentom nie mogą przekroczyć 200 zł. W przeciwnym wypadku obdarowany będzie musiał zapłacić podatek dochodowy od otrzymanego prezentu. Jeżeli odbiorcą prezentu o wartości powyżej 200 zł jest firma to we własnym zakresie będzie musiała ten podatek wykazać i zapłacić. Jeżeli odbiorcą prezentu o wartości powyżej 200 zł jest osoba fizyczna to obdarowujący zobowiązany jest przygotować PIT-8AR i na jego podstawie obdarowana osoba będzie zobowiązana do zapłaty podatku dochodowego.
Przy przekazywaniu prezentów o drobnej wartości należy dodatkowo pamiętać o podatku VAT. Przepisy bowiem jasno określają, kiedy przekazany prezent może być zwolniony z VAT, a kiedy nie. Zgodnie z zapisami w Ustawie o VAT, opodatkowaniu podatkiem VAT podlegać będzie nieodpłatne przekazanie prezentu:
- o wartości powyżej 100 zł (na jedną osobę),
- o wartości powyżej 20 zł, ale nie przekraczającej 100 zł w sytuacji, gdy nie posiadamy ewidencji osób obdarowanych (na jedną osobę).
Reasumując, jeżeli przekazywane prezenty mają wartość:
- do 20 zł (nie musimy robić ewidencji i nie opodatkowujemy podatkiem VAT),
- do 100 zł (musimy prowadzić ewidencję i wtedy nie opodatkowujemy podatkiem VAT),
- powyżej 100 zł (musimy zawsze je opodatkować).
Prezenty dla pracowników na wstępie należy zauważyć, iż zgodnie z przepisami każdy prezent otrzymany przez pracownika od pracodawcy traktowany jest jako świadczenie w naturze i stanowi dla pracownika przychód z tytułu stosunku pracy. Ważnym dla ustalenia czy otrzymany przez pracownika prezent będzie stanowił podstawę do naliczenia podatku jest fakt, jak prezent jest finansowany. Jeżeli pracodawca zakupił prezent dla pracownika ze środków obrotowych firmy, to pracownik zobowiązany jest do opłacenia podatku od uzyskanego świadczenia (prezentu) niezależnie od jego wartości. Oczywiście pracownik nie dokonuje tego sam, pracodawca zmniejsza wynagrodzenie o kwotę odpowiadającą wysokości zaliczki na podatek od wartości prezentu.
Jeżeli pracodawca sfinansuje prezenty z Zakładowego Funduszy Świadczeń Socjalnych to wartość tego prezentu może zostać zwolniona z opodatkowania (nie dotyczy to bonów, voucherów, talonów). Zgodnie bowiem z przepisami o ZFŚS wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i pieniężne do wartości: 1.000 zł. Limit w roku 2024 wrócił do zwykłego poziomu.
Do 31.12.2023 limit ten był podniesiony i wynosił 2.000 zł z uwagi na stan epidemii w latach 2021-2022.