Sygnaliści – nowe obowiązki pracodawcy

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza wiele zmian prawnych i dodatkowych obowiązków nałożonych na sektor publiczny i prywatny. Jednak pierwszej kolejności by zrozumieć przepisy ustawy należy definiować osobę określaną jako „sygnalista” – to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informacje dotyczące naruszeń czy nieprawidłowości prawnych za pomocą: 

1. kanału wewnętrznego (do pracodawcy w zakładzie pracy) lub 
2. kanału zewnętrznego (do organu publicznego np. do rzecznika praw obywatelskich) lub 
3. ujawnienia publicznego (na forum opinii publicznej np. w social mediach).

Sygnalistą może być pracownik na etacie, osoba świadcząca usługi na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na umowie cywilnoprawnej, przedsiębiorca na postawie współpracy b2b czy kontraktu, wspólnik lub akcjonariusz spółki, stażysta, praktykant, wolontariusz, żołnierz, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, a nawet osoba, która jeszcze nie podjęła z podmiotem współprace lub przed nawiązaniem jakiegokolwiek stosunku prawnego.

Przedsiębiorcy mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych tj.: 

1. podmioty prywatne:
   1. zatrudniające co najmniej 50 pracowników niezależnie od formy zatrudnienia.
   2. podmioty wykonujące działalność (bez względu na liczbę osób zatrudnionych) w zakresie: usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zdrowia publicznego oraz korzystających z środków unijnych i startujących w przetargach na zamówienia publiczne i podmioty mające wpływ na interesy finansowe UE – objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937 link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/ALL/?uri=CELEX:32019L1937. (np. biura rachunkowe, doradztwo podatkowe, pośrednicy w obrocie nieruchomości, instytucje finansowe, kantory, antykwariaty.)
2. instytucje publiczne, czyli instytucje w sektorze publicznym zatrudniające co najmniej 50 pracowników w tym jednostki samorządu terytorialnego z wyłączeniem jednostek organizacyjnych gmin lub powiatów liczących mniej niż 10 tyś. mieszkańców.

Nowe obowiązki ww. podmiotów to:

1. przyjęcie regulaminu zgłoszeń naruszania prawa określającego wewnętrzną procedurę raportowania nieprawidłowości, w szczególności zasady informowania osoby zgłaszającej o przyjęciu zgłoszenia i dalszych czynnościach,
2. zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji dotyczących procedur dokonywania zgłoszeń zewnętrznych,
3. utworzenie kanałów zgłoszeń nieprawidłowości w sposób bezpieczny zapewniający anonimowość sygnalistom z możliwością zgłoszeń pisemnych, ustnych (telefonicznych) lub innych systemów komunikacji głosowej oraz zgłoszenia w formie spotkania,
4. prowadzenie rejestru zgłoszeń,
5. zastosowanie procedur wyjaśniających i działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia zgodnych z prawem (m.in. przekazanie sprawy do odpowiednich organów państwowych lub wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec osoby odpowiedzialnej za naruszenie),
6. wyznaczenie bezstronnej osoby lub właściwego wydziału do podejmowania działań następczych z zachowaniem należytej staranności,
7. zachowanie poufności danych sygnalisty.

Regulamin zgłoszeń powinien zawierać: podmiot wewnętrzny, sposoby przekazywania zgłoszeń, definicję sygnalisty, podmiot przyjmujący zgłoszenia, obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia, terminu na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, opis działań następczych podejmowanych w celu weryfikacji informacji o naruszeniach prawa oraz środki zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.

Zostały przewidziane sankcje karne w postaci grzywny lub pozbawienia wolności za niedostosowanie się do unijnych procedur. Kary będą nakładane na pracodawcę za utrudnianie dokonywania zgłoszenia, dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty, naruszenie poufności tożsamości sygnalisty oraz całkowite zignorowanie obowiązków ustanowienia procedury wewnętrznej.

Niniejsze regulacje weszły w życie dniem 25 września, nakładając przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, natomiast przepisy dotyczące procedur zgłoszeń zewnętrznych będą obowiązywać od dnia 27 grudnia.

Zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem Panią Nelą Gellert 
tel. 606 472 686 
email: nela.gellert@essentia.net.pl. 
Pani Nela pomoże Państwu wdrożyć niniejsze przepisy.