Chcielibyśmy pochylić się dziś na tematem ujmowania w koszty i odliczania VAT od samochodów osobowych, które zostały wynajęte krótkoterminowo.
Niejednokrotnie zdarza się, iż prowadząc działalność przedsiębiorca zmuszony jest do wynajęcia innego samochodu osobowego niż jego własny (np. z powodu szkody, naprawy, itp.).
Oczywiście faktura za wynajem takiego „zastępczego” auta może stanowić koszt uzyskania przychodu (jeżeli wynajęte auto będzie wykorzystywane do działalności a nie prywatnie).
Podstawą do ujęcia w koszty podatkowe będzie oczywiście faktura.
Jednak, aby poprawnie ująć w koszty wartość najmu, przedsiębiorca zobowiązany jest posiadać kopię polisy ubezpieczeniowej, ponieważ tylko na jej podstawie można jednoznacznie stwierdzić jaka jest wartość wynajmowanego samochodu.
Jest to o tyle ważne, iż w koszty można ująć wydatki związane z najmem tylko do limitu 150.000 zł wartości samochodu.
Najlepiej zobrazować to na przykładzie:
Przedsiębiorca wynajął auto zastępcze na okres 7 dni a wartość najmu za ten okres to kwota 1500 zł netto. Wartość wynajętego samochodu z polisy wynosi 168.000 zł.
W związku z powyższym przedsiębiorca nie może ująć w koszty całej wartości za wynajem tj. 1500 zł a jedynie 89,28% z tej kwoty, czyli 1339,20 zł.
Dzieję się tak dlatego, iż wartość wynajmowanego samochodu jest wyższa niż ustanowiony limit. 150.000/168.000 * 100% = 89,28 %
Odliczenie VAT od wynajmowanego samochodu osobowego w 99% przypadku będzie stanowić tylko 50% ponieważ, mało który przedsiębiorca będzie chciał prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i zgłaszać wynajmowane auto do Urzędu Skarbowego.
Jeżeli będzie Państwo wynajmować w swoich działalnościach samochodu na krótkie okresy to koniecznie prosimy pamiętać o kopii polisy tego samochodu, tak aby można było ją przekazać do swojej księgowej razem z fakturą.
Brak kopi polisy może spowodować odmowę ujęcia faktury za najem w koszty, ponieważ w przypadku potencjalnej kontroli z US nie będzie możliwości udowodnienia jaka była wartość samochodu.
Konsekwencją na pewno była by konieczność dokonania korekty, dopłaty ewentualnych podatków i odsetek a także kara indywidualna nałożona przez US.